Al riguardo, è bene precisare che:
- la declassifica di documenti e informazioni ricade interamente nella sfera di competenza e responsabilità dell’autorità che l’ha disposta.
Infatti, l’art. 19, comma 2, del Decreto Presidente del Consiglio dei Ministri del 6 novembre 2015, n. 5 , prevede che la “declassifica di un’informazione è disposta dall’autorità che ha apposto la classifica ai sensi dell’articolo 42, comma 2, della legge [124/2007], o da altro soggetto che, a richiesta, sia stato dalla stessa a ciò autorizzato. L’Autorità nazionale per la sicurezza nella generalità dei casi e gli organi di sicurezza di un’amministrazione o ente sovraordinati a quello che ha originato l’informazione, possono disporre la variazione o l’eliminazione della classifica di segretezza attribuita alla medesima da un’autorità sottordinata”;
- la gestione documentale di tutti i documenti classificati, ivi comprese le operazioni di selezione, è di competenza esclusiva di quel complesso di soggetti – centrali, periferici, di enti e operatori economici – che la normativa riconduce all’Ufficio centrale per la segretezza (UCSe). L’Ufficio centrale per la segretezza (UCSe), istituito presso il DIS, svolge funzioni direttive, consultive, di coordinamento e controllo in materia di tutela amministrativa del segreto di Stato e delle classifiche di segretezza.
Per la documentazione del DIS la Direttiva Renzi prescrive che siano definiti i criteri con cui sono effettuati i versamenti all’Archivio centrale dello Stato e le modalità con cui si proteggono specifiche informazioni di cui si richiede la tutela nell’interesse della sicurezza di persone, della riservatezza di terzi, ovvero delle relazioni internazionali.
Estendendo tali criteri e modalità anche alle altre amministrazioni interessate, è opportuno qui richiamare, in generale, le regole riguardanti la descrizione archivistica e l’esigenza che ogni documento sia ricondotto al suo contesto di produzione.
È doveroso da parte delle amministrazioni, in particolare:
- conservare le aggregazioni documentali nella loro configurazione originaria;
- prevedere, qualora le aggregazioni documentali originarie siano smembrate, che ogni unità documentale conservi il riferimento all’aggregazione originaria per poter garantire che in tutte le fasi della sua vita la medesima unità sia riferita ad ognuna delle successive aggregazioni di cui essa viene a far parte;
- effettuare i versamenti per aggregazioni documentali;
- prevedere, qualora non sia possibile versare aggregazioni documentali, le singole unità documentali versate siano descritte riportando anche il riferimento all’aggregazione originaria;
- descrivere le aggregazioni documentali all’interno delle loro più ampie articolazioni gerarchiche;
- descrivere le aggregazioni documentali secondo le regole archivistiche;
- prevedere, qualora sia necessario tutelare informazioni che compongono la descrizione, che le medesime informazioni siano obliterati secondo tecniche e sistemi condivisi con l’Archivio centrale dello Stato.
A tale documentazione si applicano le norme in materia di consultabilità come stabilite nel Codice dei beni Culturali e del paesaggio (Decreto Legislativo 22 gennaio 2004, n. 42). In particolare, poiché tutti i documenti versati, anche se di data molto recente, sono stati accuratamente valutati dai soggetti versanti e nel caso declassificati, ai fini della sicurezza dello Stato essi non hanno più carattere riservato e quindi sono liberamente consultabili. In questo senso si è espressa anche la Commissione consultiva per le questioni inerenti alla consultabilità degli atti d’archivio riservati operante presso il Ministero dell’Interno.
Qualche cautela è invece opportuna per la tutela della riservatezza e della sicurezza delle persone. Pertanto, nel caso in cui all’atto del versamento sia segnalata la presenza di documenti contenenti dati e/o informazioni da tutelare sotto questo profilo, la consultazione avviene secondo le norme in vigore, le quali prevedono l’oscuramento di tali dati o, nel caso ciò non sia possibile, la richiesta di autorizzazione alla loro consultazione da parte della Commissione sopra citata.
Ne consegue che anche il rilascio di copie dei documenti versati, o la loro diffusione, non può che tener conto di tale esigenza.
Quanto al rilascio di copie di nuclei dei documenti versati, nella loro integralità, è opportuno richiamare quanto prescritto nella medesima Direttiva ove si conferma che i documenti versati si consultano presso l’Archivio centrale dello Stato.
In alcuni casi, tuttavia, soprattutto in considerazione delle finalità delle associazioni che si sono costituite tra i familiari delle vittime di quelle gravi vicende, si è ritenuto di poter rilasciare copia della documentazione pervenuta in formato digitale e di quella che in futuro potrà essere digitalizzata, stipulando allo scopo una specifica convenzione che disciplini la consegna e l’uso della documentazione.
I documenti cartacei versati restano comunque disponibili presso l’Archivio centrale dello Stato, ove è assicurata la conservazione unitaria dei carteggi e la loro organica consultazione.
Archivio Centrale dello Stato 
