In base all’art. 108 c. 3bis del d.lgs. 42/2004 e ss.mm.ii, sono libere le riproduzioni digitali di beni archivistici non sottoposti a restrizioni di consultabilità per ragioni di riservatezza ai sensi degli artt. 122-127 qualora vengano effettuate con mezzo proprio “senza scopo di lucro, per finalità di studio, ricerca, libera manifestazione del pensiero o espressione creativa, promozione della conoscenza del patrimonio culturale”.
L’utente può inoltrare richiesta di riproduzione di materiali non inclusi nella documentazione fuori consultazione o la cui riproduzione sia vietata compilando l’apposito modulo in distribuzione presso il desk della Sala.
Prima di effettuare le fotoriproduzioni in proprio è necessario compilare e presentare il modulo di riproduzioni digitali con fotocamera personale in distribuzione presso il desk della Sala di studio. Il personale di Sala sarà tenuto al controllo del materiale e a rilasciare previamente l'autorizzazione.
La riproduzione del materiale archivistico dovrà avvenire nel rispetto della normativa vigente in materia di riservatezza e diritto d’autore e, in ogni caso, nel rispetto dell’integrità della documentazione con modalità che non comportino alcun contatto fisico con il bene, né l’esposizione dello stesso a sorgenti luminose, senza l’uso di scanner manuali, stativi o treppiedi compilando il modulo di autodichiarazione allegato al presente Regolamento da consegnare al personale della sala di studio al termine delle riprese.
La Direzione dell’Istituto si riserva la facoltà di negare motivatamente la riproduzione di documenti in precario stato di conservazione e che possano subir danno dalle manipolazioni finalizzate alla riproduzione. Resta soggetta ad apposita autorizzazione la riproduzione integrale di fondi archivistici, serie archivistiche complete o parti sostanziali di esse.
Divieti
Non è liberamente riproducibile con mezzi propri la documentazione già riprodotta in digitale dall’ACS nonché i documenti “di particolare rarità e antichità e/o fragilità o corruzione del supporto, che necessitano di speciali accorgimenti per garantirne la sicurezza” (circ.33 DGA 29/09/2017), in particolare tutto il materiale grafico di grande formato.
É fatto divieto di vendere o consegnare a terzi, a titolo oneroso, le riproduzioni effettuate con mezzo proprio.
Archivio Centrale dello Stato 
