Archivio Centrale dello Stato

L’Archivio centrale dello Stato esercita la vigilanza sugli archivi correnti e di deposito delle amministrazioni centrali dello Stato. Tale funzione è svolta attraverso le Commissioni di sorveglianza previste dall’art. 41 del Codice dei beni culturali e del paesaggio e disciplinate dal regolamento approvato con il DPR 37/2001.

Le Commissioni di sorveglianza sono degli organi collegiali composti da quattro componenti: due o più delegati dell’amministrazione cui gli atti appartengono, uno dell'Archivio centrale dello Stato e uno del Ministero dell’interno, che riveste un ruolo specifico nel trattamento di documentazione riservata o soggetta alla tutela della privacy.

La loro attività si esplica nelle seguenti funzioni:

• Vigilare sulla corretta gestione degli archivi correnti e di deposito dell’amministrazione di riferimento, contribuendo alla redazione di strumenti di gestione documentale quali titolari di classificazione, manuali di gestione, piani di conservazione, con un’attenzione particolare alla corretta conservazione degli archivi digitali e delle banche dati.
• Selezionare le serie documentali non più utili all’attività amministrativa e di interesse per la ricerca, da proporre per il versamento all’Archivio centrale dello Stato. Il versamento deve essere autorizzato dal Sovrintendente, a cui la Commissione dovrà inviare la domanda, corredata da un elenco della documentazione da versare. Per definire le modalità del trasferimento della documentazione è necessario contattare il Responsabile del Servizio Commissioni di sorveglianza.
• Individuare la documentazione riservata o soggetta alla tutela della privacy, e definirne il trattamento. Per assolvere questa funzione, nella Commissione è presente un membro del Ministero dell’interno.
• Formulare le proposte di scarto della documentazione non più occorrente né a fini amministrativi né ai fini della ricerca. La proposta va compilata su apposito modulo, e indirizzata ai fini dell’autorizzazione alla Direzione generale per gli Archivi, Servizio II – Patrimonio archivistico, Via di San Michele 22- 00153 Roma.

Le Commissioni di sorveglianza a cui l’Archivio centrale dello Stato partecipa con un componente sono attualmente 85 (dato aggiornato a novembre 2019).