L’Archivio centrale dello Stato, Istituto dotato di autonomia speciale afferente alla Direzione generale Archivi del Ministero della cultura, ha tra i suoi principali compiti istituzionali quello relativo alla realizzazione del Repository degli archivi digitali prodotti dagli organi centrali dello Stato, il sistema di conservazione e fruizione permanente degli archivi digitali nativi, o digitalizzati "a norma", prodotti dalle Amministrazioni statali centrali e dagli Enti pubblici di rilievo nazionale nonché degli archivi privati dichiarati di interesse storico particolarmente importante, che lo Stato abbia in proprietà o in deposito per disposizione di legge o a qualunque altro titolo.

Il ruolo dell'Archivio quale attore principale per la definizione di un modello nazionale di conservazione e fruizione a lungo termine della memoria digitale del Paese, è stato anche riconosciuto all'Istituto dall’Agenzia per l’Italia digitale (AgID) nel Piano triennale per l’informatica nella Pubblica Amministrazione edizioni 2017-2019 e 2019-2021.

A partire dalla fine del 2018, grazie a una serie di finanziamenti speciali, l’Istituto ha impostato un progetto per lo svolgimento di tali compiti denominato inizialmente Repository degli archivi digitali della Pubblica amministrazione e successivamente Polo di conservazione degli archivi storici digitali della Pubblica amministrazione. Il progetto era finalizzato all’individuazione e realizzazione, anche dal punto di vista delle componenti applicative, di un modello conservativo permanente conforme al quadro normativo e regolamentare nazionale in materia di beni culturali e di gestione documentale e conservazione digitale, agli standard di riferimento nazionali e internazionali e attento alle specifiche esigenze dell’Archivio che richiedevano anche il superamento, in senso evolutivo, dello scenario conservativo nazionale (c.d. "a norma") caratterizzato da requisiti e obiettivi diversi da quelli necessari per processi conservativi permanenti affidabili – come riconosciuto anche dalla stessa AgID nel Regolamento sui criteri per la fornitura dei servizi di conservazione dei documenti informatici (giugno 2021) e nel documento di indirizzo Progetto Poli di conservazione. Definizione di un modello di riferimento per i Poli di conservazione e della relativa rete nazionale (giugno 2021).

Nel 2021 il progetto originario denominato Polo di conservazione degli archivi storici digitali della Pubblica amministrazione, è confluito nel PNRR, nel sub-investimento 1.1/8, Polo di conservazione digitale, stream progettuale dell’investimento M1C3 1.1, Strategie e piattaforme digitali per il patrimonio culturale.

La realizzazione è stata attribuita all’Archivio centrale dello Stato, identificato quale Soggetto attuatore così come indicato nell'accordo attuativo con la Digital Library – Istituto centrale per la digitalizzazione del patrimonio culturale.

La prima sfida è quella del digitale nativo. Chiunque abbia a che fare con sistemi di gestione documentale sa bene che non tutto quello che il sistema gestisce è sempre e perfettamente conforme a quanto prescritto da linee guida e standard in materia di Electronic records. Ad esempio è possibile trovarsi di fronte a digitalizzazioni sostitutive, a documenti non firmati digitalmente o ancora sistemi di gestione documentale che utilizzano profili di metadati poveri o, in altri casi, non valorizzati dall’utilizzatore stesso del sistema. Per cercare di superare questo primo ostacolo si è pensato di utilizzare la componente conservativa di medio-lungo periodo come uno strumento aggiuntivo. È qui infatti che verranno adottate misure e tecniche di arricchimento, anche mediante l’utilizzo di forme di AI. In questa importantissima fase si adotteranno dunque soluzioni per rendere conforme e perfettamente a norma il digitale che dovrà essere ingerito dal sistema di conservazione permanente. Ovviamente, avere già definito le specifiche dei pacchetti di versamento permette di avere un quadro chiaro di quale siano le condizioni necessarie per il versamento.
Nota bene: questo vale per la conservazione a medio e lungo periodo del Ministero della Cultura. Ci troveremo però a gestire documentazione diversa di enti e Ministeri diversi, nonché di soggetti privati. Per tutti questi soggetti non spetta a noi gestire i loro archivi digitali intermedi. Per questi casi si è dunque pensato a quello che abbiamo denominato “Prearchivio”: una sorta di limbo, di zona di confine, in cui il digitale non conforme potrà essere reso tale. All’interno di questo quadro complesso merita un discorso a parte il progetto relativo alla dematerializzazione con certificazione di processo.

La dematerializzazione è stata inizialmente introdotta per superare, in parte, l’ostacolo rappresentato dalla carenza di digitale nativo conforme. Abbiamo dunque pensato di provare a realizzarlo, agendo all’interno del quadro normativo delineato dalle linee guida AGID e della DGA e prendendo in considerazione anche le esperienze già realizzate in tal senso.
La sfida, in questo caso, sarà quella di governare l’intero processo, fino alla fase di conservazione permanente, definendo una procedura standard che possa essere condivisa e che consideri le variabili e le differenze, anche sostanziali, in cui si potrebbe incorrere durante l’attività. Il processo, ovviamente con certificazione, che noi immaginiamo, comprende l’intero iter: dalla fase di selezione, valutazione e preparazione dei nuclei documentari che dovranno essere dematerializzati, alla fase di ingresso o prelievo della documentazione cartacea fino alla gestione dei dati output che, come è giusto che sia, dovranno poi costituire, insieme al profili descrittivi e alla documentazione di progetto, a loro volta un SIP, cioè un pacchetto di versamento per la conservazione permanente.

È chiaro che anche la conservazione dovrà fare i conti sfide tutte proprie. Per questo si continua a lavorare alle specifiche delle diverse tipologie di pacchetti informativi e alle diverse entità funzionali che riguardano il versamento, l’archiviazione e la disseminazione e soprattutto alle componenti e agli strumenti che consentiranno la ricerca, individuazione, recupero, uso/riuso delle risorse digitali tenendo conto che il Polo di conservazione digitale degli Archivi di Stato continuerà ovviamente sempre ad avere come funzione istituzionale quella della conservazione finalizzata alla fruizione.
Del resto l’intero progetto non ha altro se non questo quale scopo: dare un futuro, assicurare la memoria al nostro presente.