Archivio Centrale dello Stato

Dal 25 maggio 2018 è entrato in vigore il nuovo Regolamento Europeo sulla Protezione dei Dati n. 679/2016 (GDPR)

INFORMATIVA SU PRIVACY E TRATTAMENTO DI DATI PERSONALI

Ai sensi dell’art.13 del Regolamento Europeo 2016/679 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali (di seguito GDPR), e in relazione ai dati personali di cui l’Archivio centrale dello Stato entrerà nella disponibilità con la domanda di accesso all’Istituto.

1 Titolare e Responsabile del Trattamento e Responsabile dei dati personali

• Il Titolare del trattamento dei dati personali è il Ministero della Cultura (MiC) che ha designato, con D.M. 24 maggio 2018:
• l’Archivio Centrale dello Stato – Piazzale degli Archivi, 27 – Roma (RM), Responsabile del trattamento
  C.F. 80215390586 – Cod. PA: JAD4EF  (da ora in avanti indicato con la sigla ACS);
• Il Responsabile della protezione dei dati personali (RPD ovvero Data Protection Officer, DPO) il dott. Andrea De Pasquale (rpd@cultura.gov.it);
• Il personale dell’ACS è incaricato al trattamento.

2 Base giuridica del trattamento

• Regolamento Europeo 2016/679, art. 13
• Regole deontologiche per il trattamento ai fini di archiviazione nel pubblico interesse o per scopi di ricerca storica (Gazzetta Ufficiale n. 12 del 15 gennaio 2019)
• D.Lgs 196/2003 Codice in materia i protezione dei dati personali, art. 2-quater c.4
• D.Lgs 42/2004 Codice dei beni culturali e del paesaggio
• Regio Decreto 2 ottobre 1911 n. 1163, Regolamento per gli Archivi di Stato

3 Finalità del trattamento dei dati personali

Il Trattamento è finalizzato a:

• garantire la sicurezza della documentazione conservata dall’Archivio centrale dello Stato;
• garantire la sicurezza degli utenti (ad esempio, in caso di evacuazione dell’edificio per un’emergenza);
• mantenere memoria che l’utente sottoscrive, a rispettare le Regole deontologiche per il trattamento ai fini di archiviazione nel pubblico interesse o per scopi di ricerca storica;
• conoscere le tipologie di utenza e i relativi interessi di ricerca, per ottimizzare i nostri servizi.

3.1 Tutti i dati personali comunicati dai soggetti interessati, sono trattati per adempimenti connessi alla prestazione dei servizi richiesti dall’utente:

• per l’accesso all’Istituto, a garanzia della salvaguardia della persona in caso di incendi e/o calamità;
• per l’accesso alla ricerca storica attraverso l’inserimento in anagrafiche e/o in piattaforme informatiche utilizzate per la ricerca e la fruizione;
• per la richiesta di iscrizione alla mailing list dell’ACS.

Il conferimento di tali dati personali non ha carattere obbligatorio, ma l’eventuale rifiuto a fornirli impedisce, in relazione al rapporto tra il dato ed il servizi richiesto, l’esecuzione delle nostre prestazioni, quali ad esempio l’accesso alla Sala di Studio, alla Biblioteca al Sala dell’Araldica e delle Raccolte Speciali, ecc..

3.2 I dati personali potranno essere altresì utilizzati per finalità funzionali all’attività promozionale dei servizi dell’ACS, quali:

• rilevazione del grado di soddisfazione sulla qualità dei servizi offerti;
• rielaborazione dei database informatici dell’ACS in relazione alla tipologia di utente, tipologia di ricerca e fascia di età, per orientare meglio i propri servizi;
• finalità di informazione e promozione, quali nuove iniziative, eventi, progetti  e/o comunicazione di nuovi servizi;
• condurre campagne informative su attività in corso o in progetto e/o avviare collaborazioni;
• comunicazioni mirate a categorie diversificate di utenza per informazioni di carattere scientifico – via mail – attraverso la sottoscrizione alla mailing list di proprietà dell’ACS.

4 Conferimento dei dati e conseguenze in caso di mancato assenso al trattamento

Il conferimento dei dati personali per le finalità di cui al punto 3.1  è necessario per consentire l’erogazione e la gestione dei servizi, l’eventuale rifiuto di conferire i dati personali comporterà l’impossibilità di ottenere l’accesso e la consultazione della documentazione conservata dall’ACS.

Con riferimento alle finalità del trattamento di cui al punto 3.2, l’assenso al trattamento dei dati è facoltativo e potrà essere manifestato attraverso la selezione di apposita casella, per ciascuna distinta finalità espressamente indicata in fase di adesione. Il mancato assenso non comporterà alcuna conseguenza sulla possibilità di ricevere i servizi richiesti ed implicherà esclusivamente le conseguenze di seguito descritte:

– l’impossibilità per l’ACS di procedere all’effettuazione di statistiche aggregate e anonime al fine di monitorare e migliorare i servizi offerti;
– l’impossibilità di ricevere comunicazioni, informative, e newsletter da parte dell’ACS in relazione alle proprie iniziative.

5 Comunicazione e diffusione dei dati

I dati personali che i soggetti interessati hanno volontariamente comunicato ai nostri uffici, non saranno in alcun modo diffusi.

I dati personali degli interessati, qualora fosse necessario, potranno essere comunicati:

• a tutti i soggetti cui la facoltà di accesso è riconosciuta in forza di provvedimenti normativi;
• a tutti quei soggetti pubblici e/o privati, persone fisiche e/o giuridiche (studi di consulenza legale, amministrativa e fiscale, Uffici Giudiziari, Camere di Commercio, Comune di Roma, ecc.), qualora la comunicazione risulti necessaria o funzionale allo svolgimento dell’attività istituzionale e nei modi e per le finalità sopra elencate;
• istituti bancari per la gestione d’incassi e pagamenti derivanti dall’esecuzione dei contratti. (In questi casi saranno comunicati esclusivamente i dati essenziali, e non eccedenti, rispetto alle finalità per le quali sono comunicati).

6 Modalità del trattamento

Il trattamento riguarda dati personali comuni identificativi. Il trattamento dei dati personali avviene utilizzando sia supporti cartacei che informatici con l’osservanza di ogni misura cautelativa, al fine di garantire la sicurezza e la riservatezza. I dati saranno altresì gestiti e protetti in ambienti il cui accesso è sotto costante controllo. In particolare, saranno adottate tutte le misure tecniche, informatiche, organizzative, logistiche e procedurali di sicurezza, in modo che sia garantito il livello idoneo di protezione dei dati previsto dalla legge, consentendo l’accesso alle sole persone incaricate del trattamento da parte del Titolare o dei Responsabili eventualmente dallo stesso designati.

7 Periodo di conservazione dei dati

I dati personali verranno conservati per il lasso di tempo strettamente necessario al perseguimento delle specifiche finalità del trattamento per le quali l’utente ha manifestato il suo consenso e, nello specifico:

• per le finalità indicate al punto 3.1 per il tempo necessario all’adempimento delle missioni istituzionali e in ogni modo, per il tempo in cui si renda necessaria per finalità di ricerca storica e/o statistica o per altre finalità previste da norme di legge o regolamento e comunque non oltre i termini fissati dalla legge per la prescrizione dei diritti personali;
• per le finalità indicate al punto 3.2,  fino alla esplicita manifestazione di dissenso all’uso da parte dell’utente, che potrà in ogni caso chiedere la cancellazione alla mailing list , specificando “CANCELLAMI” all’indirizzo acs.urp@cultura.gov.it

8 Diritti dell’interessato

L’utente potrà, in qualsiasi momento, esercitare i diritti di seguito indicati:

1. 1. chiedere l’accesso ai suoi dati personali e alle informazioni relative agli stessi;
   2. chiederne la modifica o effettuare rettifica anche personalmente dei dati inesatti o incompleti nelle piattaforme informatiche dell’ACS, ove previsto;
   3. chiedere la cancellazione dei dati personali, al verificarsi di una delle condizioni indicate all’art. 17, paragrafo 1 del GDPR e nel rispetto delle eccezioni previste nel paragrafo 3 dello stesso articolo;
   4. chiedere la limitazione del trattamento dei suoi dati personali al ricorre di una delle ipotesi indicate dall’art. 18, paragrafo 12 del GDPR;
   5. richiedere ed ottenere – nelle ipotesi in cui la base giuridica del trattamento sia il contratto o il consenso, e lo stesso sia effettuato con mezzi automatizzati – i Suoi dati personali in un formato strutturato e leggibile da dispositivo automatico, anche al fine di comunicare dati ad un altro titolare del trattamento (c.d. diritto alla portabilità dei dati personali);
   6. effettuare reclamo ai sensi dell’art. 77  del GDPR all’autorità di controllo competente in base alla sua residenza abituale, al luogo di lavoro oppure al luogo di violazione dei suoi diritti (per l’Italia è competente il Garante della protezione dei dati personali).

I diritti di cui sopra potranno essere esercitati con richiesta al Titolare, ai recapiti riportati nella presente informativa. Le richieste relative all’esercizio dei diritti dell’utente saranno evase senza ingiustificato ritardo e, in ogni modo, entro un mese dalla domanda; solo in casi di particolare complessità e del numero di richieste, tale termine potrà essere prorogato di ulteriori 2 (due) mesi.

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2  Link

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